Najpierw sprawdzamy, co już jest w pliku
Nie każdy PDF wymaga OCR. Plik może mieć warstwę tekstową, a część informacji da się znaleźć w nazwie lub treści dokumentu. Wybieram kolejność odczytu pod konkretne materiały. OCR przydaje się przy skanach i zdjęciach, lecz jego wynik zależy m.in. od jakości obrazu, układu i czytelności. Pilot powinien obejmować także przekrzywione zdjęcia, brakujące strony i różne wzory dokumentów.
Ekstrakcja to więcej niż przepisanie tekstu
Po odczycie trzeba ustalić, które pole oznacza datę, kwotę, numer auta czy zlecenia, a następnie sprawdzić powiązanie z bazą. W przypadku faktur można kontrolować zgodność sum netto, VAT i brutto. Przy CMR ważniejsze bywa przypisanie do właściwej teczki. Reguły wynikają z procesu firmy; system powinien rozdzielać dane odczytane, wyliczone i wymagające potwierdzenia.
Aktualizacja kartoteki z kontrolą człowieka
Odczytany termin polisy czy dokumentu pracownika nie musi automatycznie zastępować obecnej wartości. Można przygotować propozycję zmiany, pokazać źródło i pozostawić zatwierdzenie uprawnionej osobie. Taki schemat występuje w opisie platformy LW Logistics. Dla nowego wdrożenia ustalamy osobno zakres pól, historię zmian, role i sposób obsługi sprzecznych dokumentów.
Jak mierzymy przydatność odczytu?
Na reprezentatywnej próbce sprawdzamy poprawność konkretnych pól, udział dokumentów wymagających ręcznej kontroli i czas obsługi wyjątków. Sam procent rozpoznanych znaków nie opisuje przydatności całego procesu. Ustalamy też obsługę duplikatów, nazewnictwo i miejsce odkładania plików. Rezultatem może być rejestr, plik do importu, wpis w systemie lub panel z kolejką pracy.
PYTANIA O WSPÓŁPRACĘ
Czy odczytasz faktury i CMR ze zdjęć?+
Można przygotować taki proces. Najpierw potrzebna jest próbka rzeczywistych, zanonimizowanych materiałów, aby sprawdzić jakość odczytu i typowe wyjątki.
Czy OCR zawsze daje poprawne dane?+
Nie. Dlatego wdrożenie obejmuje walidację i sposób kierowania niepewnych pól do człowieka. Nie obiecuję bezbłędnego odczytu dowolnego dokumentu.
Czym to różni się od wyszukiwarki dokumentów?+
OCR zamienia obraz w tekst i dane. Wyszukiwarka pomaga potem odnaleźć dokument lub fragment. Można połączyć oba rozwiązania, ale mają różne zadania.
Opisz, co chcesz usprawnić.
Wystarczy cel, przykład obecnej pracy i informacja, jaki rezultat ma być przydatny. Zakres i wycenę ustalamy przed rozpoczęciem.